Zarządzanie Wiedzą

Zarządzanie wiedzą ściśle łączy się z moim poprzednim hobby czyli z NLP oraz psychologią. Uważam, iż dobry nauczyciel, manager, mentor powinien znać przynajmniej podstawy psychologii tak aby jego działania były motywatorem dla innych do nauki i rozwoju nie zaś do ślepego wykonywania poleceń, których sensu i logiki nie rozumie.

Badania naukowe dowodzą, że pracownik, który jest dobrze poinformowany na temat zadań jakie wykonuje, ich celowości i przydatności w aspekcie funkcjonowania firmy lub wytwarzający np. pojedynczy podzespół większej całości pracuje zdecydowanie efektywniej i dokładniej gdy wie, jak duże znaczenie ma jego praca i do czego służy.

W wielu firmach, również w tych w których pracowałem, nie było prawie w ogóle wprowadzonych elementów wymiany i zarządzania wiedzą. Często zdarzało się tak, że na jednym pracowniku opierało się funkcjonowanie bardzo istotnych z punktu widzenia firmy działań. Nikt nie zadawał sobie pytania: Co będzie jeśli stanie się coś, co uniemożliwi tej osobie pracę? Z dnia na dzień, z dobrze prosperującej firmy może stać się firmą z poważnym kryzysem wewnętrznym - a to może mieć tylko jedno odbicie na zewnątrz...

W kontekście zarządzania wiedzą, należy unikać powyższych sytuacji. Firma wówczas może pracować spokojnie i bez obaw o dzień następny, gdyż wie, że jej funkcjonowanie w tym aspekcie jest niezagrożone. Należy zmotywować pracowników do dzielenia się swoją wiedzą, to również pozwala dokonać ogromnych oszczędności gdyż, żadne szkolenie nie da tyle wiedzy co praktyczna, spotykana w danej firmie, sytuacja którą wspólnie się rozwiązuje.

Motywującymi do działania dla zespołu pracowników są również spotkania. To właśnie cykliczne spotkania (częstotliwość zależy tutaj od specyfiki działu - jednak zakłada się, że w większości przypadków powinny być one przynajmniej cotygodniowe), trwające nawet po kilka-kilkanaście minut pozwolą na poznanie rzeczy takich jak:

- aktualna sytuacja działu (kierownik) np. terminy ukończenia projektów, informacje na temat nowych zadań itp.

- aktualny status prac poszczególnych pracowników, oraz ich realizacje od ostatniego spotkania, problemy i trudności jakie napotkał i sposób ich rozwiązania (jeśli zostały rozwiązane, jeśli nie można spróbować je rozwiązać na spotkaniu tworząc Burzę Mózgów)

Takie spotkania spowodują, że pracownicy będą efektywniej działać gdyż większość z nich, będzie chciała pochwalić się swoimi dokonaniami. Pracownicy, którzy maja problemy - będą mogli bez obaw powiedzieć również o trudnościach jakie napotkali i od kolegów uzyskać informację czego mogą jeszcze spróbować aby swój problem rozwiązać (być może ktoś wcześniej spotkał się już z takim tematem). Spotkania takie służą stricte wymianie wiedzy i doświadczeń, co w przyszłości również ułatwia komunikację i zrozumienie w dziale.

Każdy z pracowników powinien poznać filozofię KAIZEN (kai - zmiana oraz zen - dobry) - która skupia się na wprowadzaniu dobrych zmian, małymi krokami.

10 zasad kaizen (źródło: wikipedia) to:

  1. Problemy stwarzają możliwości.
  2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why)
  3. Bierz pomysły od wszystkich.
  4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
  5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
  6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.
  7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
  8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
  9. Pomyłki koryguj na bieżąco.
  10. Ulepszanie nie ma końca.
Wyobraźmy sobie, że mamy dział składający się z 5 pracowników. Efektywność jego działania znajduje się powiedzmy, że na dosyć niskim poziomie 50%. Przyjmijmy teraz, że dział musi podnieść efektywność swojego działania do poziomu przynajmniej 60%. Na pierwszy rzut oka, jest to zwiększenie o 20% od punktu wyjściowego (10% w skali rzeczywistej). Dla pracowników taka zmiana może wydawać się "szokiem" - jednak jeśli poprosimy o zwiększenie ich efektywności o niewielki ułamek, to suma takich zmian z dnia na dzień może znacznie przewyższyć zakładany poziom. Załóżmy że każdy z pracowników, przeznaczy na pracę 10-15 minut dziennie więcej (zamiast siedzieć np. na Facebooku ;) - biorąc pod uwagę iż robi to cały dział - mamy już 75minut. Tygodniowo jest to ponad 6 godzin, zaś w miesiącu około 25godzin. To jak dodać 3 dni robocze do każdego miesiąca, a to jeszcze nie wszystko. Pracownicy widząc efekty swoich zmian mogą napędzać się jeszcze bardziej i bardziej zwiększać swoją efektywność. To wygląda czasami tak jak reakcja łańcuchowa - trzeba tylko umieć znaleźć i popchnąć pierwszą kostkę domina...